地产成本管控经验总结│供货类合同结算

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所属分类:成本管理

 

读后感:结算怎么做?这个题目不难,但仔细想想却也是不好说、更不好写。一个开放的问题,我们很难一时把它说清楚,但是在一个特定的前提下,我们不仅能说清楚、而且还能写出来。

我很喜欢作者的文风,每次只说一件事,而且是一件很小的事。我想,这就是“滴水成河”里面的那滴水。(胡卫波)

地产成本管控经验总结│供货类合同结算

字数3800阅读时间6分钟

结算,在整个成本管理环节中属于后端,是动态成本转变为实际成本的一个过程。在这个过程中,既可能出现问题,也可能发现问题。

俗话说,以终为始,以合同为对象,终点就是结算。将我们在结算中发现的问题进行总结、提炼,并在以后的项目管理之初予以重视和针对性投入,就能避免问题重犯,从而一个项目比一个项目做得更好。

供货类合同的结算一般简单明了,我以此为对象进行总结。结合在结算中遇到的问题,我将供货类合同的结算要点归纳为“三看”:看资料、看合同、看工程量。

一看结算资料    

供货类合同的结算资料并不多,一般包括这样7项:

• 合同补充协议

• 产品供货通知单

• 产品交货验收单

• 甲供材料移交确认单

• 单位工程竣工验收单

• 工程竣工结算通知书

• 结算书等

在开始结算之前,我们既要清查资料是否齐全,也要复核各类资料的有效性、合规性、真伪性。更为重要的是,通过清查结算资料,我们可以快速浏览结算对象从招标到完工的整个过程,从而熟悉结算对象。

二看合同条款    

结算中要重点关注合同条款的这四个方面:价格约定、技术指标、供货时间、备品备件。

1、关注价格约定

供货类一般为固定单价形式,大部分供货都签订有战略或集采协议,看合同中单价与战略或集采协议中单价是否一致。不一致时,看合同约定以合同为准,还是以战略或集采协议为准。

例1《开关面板供货合同》在合同附件《开关面板供应报价清单》中备注为“以上型号规格产品单价如与《XX集团开关面板系列战略价格清单》不一致者,则以《XX集团开关面板系列战略价格清单》中相对应价格为准”。实际工作中若结算时报审合同价格高于战略价格则要予以核减。此处需要注意的是,供货合同结算中不会附有战略协议。

2、关注技术指标

供货合同,相对于其他工程合同来说实在太简单,因而我们常常会忽略技术指标的核查,但就是在技术指标上往往会出现问题。

例2在《窗帘供货安装合同》的结算中就发现了两个问题:

问题1:窗帘的褶皱系数不符合要求

窗帘类供货安装结算最容易出问题的地方就是褶皱系数不足。合同要求布帘、纱帘不小于2倍褶皱,遮光帘不小于1.5倍褶皱,但实际复核过程中发现,有一栋楼的大部分布帘褶皱仅为1.8倍、遮光帘褶皱仅为1.35倍左右。

这类产品不满足合同要求规格型号是很严重的问题,不但要核减不足部分的费用,还应有违约金。合同中仅约定“给甲方造成损失时承担一切费用及责任。但这样的约定不清,不用则罢,一旦要用就遇到问题,约定不清、执行就难。在这要引出一个合同管理的问题,所谓“带剑的契约”,不但要带剑而且剑的指向要明确,有相应的约定就有对应的处罚条款。

问题2:防火检测报告造假

合同要求窗帘防火为B1级,发现有一栋楼的窗帘防火检测报告造假,提供的防火检测报告三份名称均为窗帘,报告编码一致,燃烧损毁长度都是44mm,但每个报告中贴的样品分别是布帘、遮光帘、纱帘。

在拨打防火检测单位电话后,得知应该是一个材料一个编码,项目所用窗帘由布帘、遮光帘、纱帘三层组成,那么防火检测报告就应该是三份、三个编码,分别是布帘、遮光帘、纱帘的检测报告

在发现防火检测造假后,我们对窗帘的其他技术指标也进行了抽样检查,如布帘是否是100%双宫泰丝、每平米重量是否是81g等等。

例3《公区活动家具供货安装合同》

固定单价合同,按实际供货数量结算。实际尺寸超出正负20cm调整单价。

在检查结算资料时没有发现问题,四单一致。但是在现场踏勘时,通过实测发现部分家具尺寸与约定不一致,原因是在实际施工中进行了深化设计,已经调整了部分家具规格尺寸。

最终据实调减结算金额。

不论大合同还是小合同,现场踏勘都是一个重要环节,不能因为合同小而不履行正常程序,往往在纸面资料上看不出任何问题,但一到现场查看就能发现。

在技术指标上出现的问题,大多是工程现场验收的不严谨和管理粗放所导致,对于此类问题,除了加强自身管理外,还建议在合同上加大此类问题的违约成本。

3、关注供货时间

供货合同通常都会约定供货时间,比如一个确定的时间2015年6月25日之前,或者发出产品供货通知单后30日内等。在结算时需要关注供货通知单签发时间、交货验收单到货时间,是否满足合同要求,若不满足,是甲方原因还是乙方原因,若为乙方原因则参见合同相应惩罚条款。

例4《洁具及龙头五金供货合同》中约定供货周期30天(自产品供货通知单发出之日起计),在本合同结算资料中发现实际到货时间是在产品供货通知单发出之日后65天。

后来了解到实际情况,工程部出具《洁具延迟到货说明》予以澄清:甲方原因口头变更了供货时间,导致到货时间延迟。此类特殊情况,一定要有相应的书面资料,作为甲方应当主动发出,作为供货单位应当主动索要,涉及双方管理的规范化。否则,在甲乙方的工作人员变动后,无人了解详情,也无人能够给予出具证明,势必造成结算的拖延。

4、关注备品备件

在供货类合同中时常会约定供货单位提供多少套备品备件等条款,结算时要查看相应的单据,确认备品备件是否已经按合同提供。

例5《客房层电子门锁系统供货合同》本结算主要问题为合同约定免费提供5000张加密感应非接触IC卡。结算资料中未发现有5000张电子房卡交货记录。后联系项目公司了解情况,对方重新补齐5000张房卡。

例6《客房层灯具供应合同结算》也存在备品备件未按合同要求提供。

合同中除了约定提供一定数量的光源备品备件外,还要提供一套光源检测设备。

地产成本管控经验总结│供货类合同结算供货单位同时供货的有4栋楼的灯具,每个合同上都有这一条。我们按合同理解为每一个合同都要提供一套光源检测设备。施工方不同意,一套光源检测设备也挺贵,后按一个标段提供一套设备。

此类问题大多是现场工程师只关注工程进度、质量,对于合同约定的乙方责任并没有全部了解,而出现履约遗漏。在合同交底阶段,可以针对性的重点交底。

三看工程量    

供货类合同的工程量一般比较直观、容易计算和核对,但也常见高估冒算;另外,这类合同大多是甲供材合同,涉及到安装单位的损耗率问题,因此也需要重视对量的审核。

1、现场实测复核工程量是必要程序,再小的合同也不能省。

例7《窗帘供货安装合同》工程量多算5%。

合同约定的工程量计算规则是按实际安装窗帘杆起止长度 * 窗帘高度以面积计算,但现场实测复核工程量,发现部分偏大,审核时按复核结果予以更正。

由于有1700余间客房,不可能每间客房都复核,因此采用抽样同比例复核法。抽查100间客房工程量核减5%,那整体1700间客房窗帘工程量全部核减5%。地产成本管控经验总结│供货类合同结算

2、在供、安是一家单位时,要核对“三单一致”,对差异要分清原因、分别处理。

原则上,大的产品比如床垫、活动家具、卫浴、装饰灯具等应该“三单一致”(供货通知单、交货验收单、甲供材料移交确认单),这几种产品的损耗率特小,可以忽略。因而,在结算审核时,我们要仔细核对这三个单子的工程量是否一一对应。

例8《装饰灯具供货合同供货合同》:在该结算中发现交货验收单与甲供材料移交确认单数据不一致,走道壁灯的交货验收单540套,而甲供材料移交确认单533套(指开发团队向酒店运营团队移交)。

发现差异后,我们进行核实,实际安装533套,另有7套已经退货给供应商。所以,在供货合同结算中核减7套灯具费用。

3、在供、安分离时,要核领料单与合同约定数量,超出约定的损耗量要同步落实结算扣减。

还有一类情况是,产品的安装是另一家施工单位负责。这种情况下,安装时如果产生了大于合同约定内的损耗量,就需要依据安装合同的约定扣除相应金额。那么,在供货合同结算时,就需要整理出相应的领料单,以备在后续的安装合同结算时扣除相应金额,或者在供货合同结算时,同一时间以变更减帐方式在对应的安装合同内进行变更扣减,以免遗漏。有恶意超领的情况,还要按合同约定进行惩罚。

例9《5#楼客房壁纸供货合同及补充协议》合同中壁纸品牌为:欧雅、特普利。壁纸合同价27元/m2,防霉防潮8元/m2。该结算的主要问题是没有提供各安装单位的领料单。

实际施工损耗大大超过合同约定损耗,造成供货数量大幅增加。墙面为硬包壁纸,纵向分格,背面为轻钢龙骨硅酸钙板隔墙。在精装合同中约定施工损耗为15%,超出部分扣精装单位款项(精装图纸相对于投标报价时未变化,壁纸样式、位置、基面等),实际施工时损耗为50-65%,其中K户型54%,如下表:

地产成本管控经验总结│供货类合同结算

总结    

1、再小金额的合同结算,也是要遵循最基本的结算程序看资料、看合同、看工程量,一步也少不了,但不同的合同标的,也要抓住不同的要点。比如窗帘合同的褶皱系数、活动家具的实际尺寸、甲供壁纸的实际损耗。

2、不论是工程合同还是物资合同,现场踏勘都是一个不能省略的重要环节。除了能看出纸面资料中看不出的问题外,结算阶段的现场踏勘还有一个更重要的作用:增强产品的工程认知,也能发现其在使用阶段的问题,为成本管理的前置储备知识

3、管理是一个循环,把结算这个成本管理的后端做好了,下一个项目的成本管理就可以在前端有的放矢、更进一步

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